1. Выполнение работ по учету и регистрации корреспонденции, поступившей в департамент в системе электронного документооборота, а также на бумажных носителях в установленных случаях.
2. Передача (направление) поступившей корреспонденции директору департамента, в соответствие с резолюцией директора департамента передача документов на исполнение, оформление журналов, регистрационных карточек или создание банка данных.
3. Осуществление общего контроля за сроками исполнения документов, особенно с грифом «Срочно», «Контроль». Уведомление исполнителей о нарушении сроков.
4. Обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации.
5. Систематизация и хранение документов (папки дел) текущего архива по закрепленному участку работы.
6. Осуществление подготовки документов к последующему хранению и использованию, формирование документов и дел в соответствие с утвержденной номенклатурой дел.
7. Сдача в архив департамента документальных материалов, с законченным делопроизводством.
8. Регистрация приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.
9. Ведение работы по обращениям граждан в соответствии с действующим законодательством и Порядком рассмотрения обращений граждан в департаменте и Порядком рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области:
- регистрация поступивших обращений (заявлений), ведение картотек с применением средств автоматизации, передача исполнителям обращения граждан;
- контроль за сроками подготовки и направлении ответов исполнителями в пределах своих полномочий;
- формирование законченных дел по рассмотренным обращениям граждан;
- подготовка отчетов, справок по результатам работы с обращениями граждан.
10. Ведение записи граждан на прием к директору департамента, заместителям директора департамента, организация приема посетителей.
11. Выполнение отдельных поручений директора департамента и заместителей директора департамента.
12. Организация работы приемной департамента. Обеспечение организационной деятельности директора департамента.
13. Получение и передача документов по факсу, ведение и учет (при необходимости).
14. Получение корреспонденции (почта, курьерская служба и прочие способы доставки), ее первичная обработка, распределение, регистрация, передача на исполнение, после рассмотрения документов директором департамента, заместителями директора департамента.
15. Прием исходящих документов и проверка правильности их оформления, наличия подписей, адреса, приложений. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.
16. Распределение по категориям почтовых отправлений. Оформление конверта для отправки, составление списков почтовых отправлений по форме в соответствии с государственным контрактом на оказание услуг почтовой связи, сдача корреспонденции в отделение почтовой связи.
17. Выписывание счета и отслеживание наличия денежных средств, необходимых для отправки корреспонденции.
18. Организация планирование и проведение мероприятий по ГО и ЧС.
19. Разработка проектов нормативных актов и организационно – распорядительных документов департамента в области ГО и ЧС.
20. Разработка и внедрение локальной нормативной базы по охране труда.
21. Подготовка статистической отчетности в области охраны труда.
22. Участие в работе комиссии по проверке знаний техники безопасности и охраны труда.
Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности: 

1. Уровень исполнительской дисциплины (отсутствие фактов пропуска (срыва) сроков исполнения по документам (поручениям), которые установлены федеральным законом или нормативным правовым актом Ярославской области, должностным регламентом, непосредственным руководителем или вышестоящими руководителями) – не ниже 95%.
2. Отсутствие фактов выявления орфографических, стилистических и грамматических ошибок в утвержденных документах – да.
3. Отсутствие обоснованных жалоб со стороны сотрудников органов исполнительной власти, организаций  на действие (бездействие), а также на факты нетактичного поведения ведущего специалиста – да.
4. Отсутствие нарушений служебного распорядка ведущим специалистом – да.
5. Доля входящей и исходящей корреспонденции, своевременно зарегистрированной в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами в сфере документационного обеспечения, от общего числа документопотока департамента – 100%;
6. Отсутствие фактов несвоевременной подготовки запросов необходимой информации в сторонние организации в рамках компетенции должностных обязанностей ведущего специалиста – да.
7. Подготовка конструктивных предложений по повышению эффективности деятельности отдела государственной службы, кадров и организационной работы, а также по совершенствованию процессов взаимодействия с другими отделами и ОИВ/СППО – не менее 2 за год.

Права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей:  Гражданский служащий имеет права, предусмотренные статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей гражданский служащий несет дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Область профессиональной деятельности: ведение делопроизводства, электронного документооборота
Группа должности: старшая
Категория должности:  обеспечивающие специалисты

Денежное содержание (оплата труда), руб.: от  22000 до  27000
Тип служебного контракта: бессрочный

Командировки: 10% служебного времени
Рабочий день: 5-ти дневная рабочая неделя, с 08.30 до 17.30, ненормированный служебный день

Образование: Среднее профессиональное или высшее
Направление подготовки (специальность):

среднее профессиональное образование: «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», «Социальная работа», «Право о организация социального обеспечения», «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;
высшее образование:
- по группам направлений подготовки бакалавриата: «Социология и социальная работа»,  «Экономика и управление», «Юриспруденция», «Образование и педагогические науки»;
- по группам направлений подготовки магистратура: «Психологические науки», «Экономика и управление», «Образование и педагогические науки», «Юриспруденция», «Социология и социальная работа»;
или иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством Российской Федерации об образовании установлено соответствие данному направлению подготовки (специальности).

Стаж: без предъявления требований к стажу.

Общие профессиональные знания и умения, необходимые для замещения должности государственной гражданской службы:
- знание государственного языка Российской Федерации (русского языка);
- знания в сфере права (Конституция Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Устав Ярославской области, законы и иные нормативные правовые акты Ярославской области, регламентирующие государственную гражданскую службу, Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);
- знания и умения в сфере информационно-коммуникационных технологий (умение работать с программными продуктами Microsoft Office, информационно-поисковыми, справочными правовыми системами, умение эффективно использовать их в своей работе).
Профессиональные знания:
- Федеральный закон  от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Постановление Правительства Российской Федерации  от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Закон ЯО от 24.11.2008 г. № 55-з  «О системе органов исполнительной власти ЯО»;
- Указ Губернатора Ярославской области от 23.09.2015 № 541 «Об утверждении Регламента Правительства Ярославской области и признании утратившими силу и частично утратившими силу отдельных правовых актов Ярославской области»;
- Инструкция по делопроизводству в Правительстве области, утверждённая распоряжением Губернатора области от 31.07.2009 №164-р;
- Требования унифицированной системы организационно-распорядительной документации Госстандарта Российской Федерации;
- Положение о департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области;
- Инструкция по работе с программным модулем «Взаимодействие» (МЭДО);
- структура и руководящий состав органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти и органов местного самоуправления Ярославской области;
- распределение должностных полномочий между лицами, замещающими государственные должности в органах исполнительной власти области;
- система документирования и организации работы со служебными документами;
- централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;
- система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;
- правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
- понятие «открытые данные»;
- состав управленческих документов;
- ведения работы по охране труда;
- ведения работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям;
- правила официально-делового стиля русского языка;
- порядок рассмотрения обращения граждан, организаций.
Профессиональные умения:
- организовать взаимодействие с руководителями государственных органов власти, организациями, гражданами;
- вести делопроизводство;
- осуществлять прием, учет, обработку и регистрацию корреспонденции,
- комплектовать, хранить, учитывать и использовать архивные документы;
- редактировать текст, находить в нем ошибки и недочеты различных типов, вносить необходимые исправления;
- работать с большим объёмом и различными источниками информации;
- переключать внимание с одной проблемы на другую, работать с несколькими задачами;
- передавать знания и умения по вопросам подготовки служебных документов;
- вести работу с обращениями граждан;
- работать в информационных системах;
- осуществлять сохранность и учет документов, систематизировать хранение документов (в том числе в электронном виде);
 - умение вести необходимую документацию по охране труда,
- умение вести необходимую документацию  по противопожарной безопасности, ГО и ЧС.
Методы оценки профессиональных и личностных качеств кандидатов:

1. Тестирование для оценки знаний:
1.1. В сфере права.
1.2. Государственного языка РФ (русского языка).
1.3. Необходимых для исполнения должностных обязанностей в сфере делопроизводства (тестовые задания, предоставленные  управление государственной службы и кадровой политики Правительства области)
2. Практические задания для оценки умения пользоваться программными продуктами Microsoft Office.
3. Практическое задание для оценки знаний и умений в сфере делопроизводства (практическое  задание, предоставленное   управлением государственной службы и кадровой политики Правительства области).

Дополнительные требования к кандидатам: желателен опыт в сфере делопроизводства, в том числе на государственной гражданской (муниципальной) службе не менее одного года.
Порядок прохождения конкурса

• заполненная и подписанная анкета;
• личное заявление (на вакансию или в резерв);
• согласие на обработку персональных данных;
• форма представления сведений об адресах сайтов ;
• копия паспорта или заменяющего его документа (соответствующий документ предъявляется лично по прибытии на конкурс);
• копии документов, подтверждающие необходимое профессиональное образование, квалификацию и стаж работы (соответствующий документ предъявляется лично по прибытии на конкурс):
• копию трудовой книжки (за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые), заверенную нотариально или кадровой службой по месту работы (службы), или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность гражданина;
• копии документов об образовании и о квалификации, а также по желанию гражданина копии документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные нотариально или кадровой службой по месту работы (службы);
• документ об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
• рекомендуем предоставлять:
• иные документы с копиями, свидетельствующие о Вашей квалификации (об участии в выставках, конференциях и пр., удостоверения о награждении, почетные грамоты, благодарственные письма и другие документы);
• резюме, содержащее наиболее полную информацию о соискателе, в том числе о функциях, выполняемых в каждый период деятельности, о достижениях, о личных качествах, которые могут способствовать эффективному исполнению обязанностей.
Прием документов: с  05.06.2019 по  25.06.2019
Место приёма документов: ул. Свободы, дом 62, кабинет 303, г. Ярославль, 150014

Время приёма документов: 

понедельник-четверг: с 9.00 до 17.00
пятница: с  9.00 до 16.00
обед: с 12.00 до 13.00
Представитель нанимателя: Пеньков Дмитрий Владимирович – директор департамента
Контактное лицо: Шиханова Наталья Германовна – начальник отдела государственной службы, кадров и организационной работы; Палочкина Ольга Владимировна – главный специалист отдела государственной службы, кадров и организационной работы
Телефон: (4852) 40-02-00; (4852) 40-01-99                                            
Предварительная дата завершения конкурса: 25.07.2019
Электронная почта: shihanova@yarregion.ru; palochkinaov@yarregion.ru